Software para centros de psicología: lo que necesitas que software para autónomos no tiene

El error de origen

El escenario típico: Un psicólogo monta un centro. Ya usa un software que le funciona para su práctica individual. Piensa: "añado usuarios y listo".

6 meses después:

• Todos los terapeutas ven todos los expedientes (problema ético)
• No hay forma de saber quién modificó qué
• Las liquidaciones a profesionales son un Excel manual interminable
• Dirección no tiene visión de qué está pasando realmente

El problema: Un software para autónomo no es un software para centro "más pequeño". Son problemas completamente diferentes que requieren soluciones diferentes.

Diferencia fundamental: permisos y accesos

El problema real

Caso A: Terapeuta 1 atiende a un paciente. Su pareja está en terapia con Terapeuta 2. Si ambos ven todos los expedientes → problema ético grave.

Caso B: Administración necesita datos de contacto para llamar a pacientes, pero NO debe ver notas clínicas. Si ve todo → violación de confidencialidad.

Caso C: Dirección quiere auditar un caso, pero el terapeuta quiere mantener confidencialidad clínica. Si no hay logs → conflicto sin solución.

Lo que necesitas

Permisos por rol:

• Terapeuta: Ve SOLO sus pacientes y expedientes asignados
• Administración: Ve agenda y datos de contacto, NO notas clínicas
• Dirección: Puede ver todo (o configurar no verlo)
• Coordinación: Ve información operativa, no clínica

La pregunta al evaluar software:

"¿Puedo crear un terapeuta que solo vea a sus 3 pacientes asignados y verificar que no puede abrir ningún otro expediente?"

Si la respuesta no es un "sí" rotundo con demo, descarta ese software.

Auditoría: ¿Quién hizo qué?

El problema real

• Una nota de sesión aparece modificada
• Un documento desaparece
• Hay una factura que nadie recuerda haber emitido
• Un paciente dice que no autorizó algo que está en su expediente

Sin logs de actividad, no hay forma de saber qué pasó. Y sin saber qué pasó, no puedes corregir, defender legalmente, o prevenir que vuelva a ocurrir.

Lo que necesitas

Registro de auditoría:

• Quién accedió a qué expediente y cuándo
• Quién modificó qué y cuándo
• Quién eliminó documentos
• Historial de cambios en datos sensibles

La pregunta al evaluar software:

"¿Puedo ver un historial completo de quién accedió al expediente del paciente X en el último mes?"

Liquidaciones: ¿Cuánto corresponde a quién?

El problema real

Escenario típico de centro:

• 3 terapeutas
• Diferentes horarios (uno PT, dos FT)
• Diferentes tarifas (junior vs senior)
• Diferentes modelos (uno 70/30, otro fijo + variable, otro asalariado)

A final de mes: 2-3 horas haciendo Excel para calcular cuánto corresponde a cada uno.

Lo que necesitas

Gestión por profesional:

• Visibilidad de sesiones por terapeuta
• Filtrado por periodo
• Exportación lista para liquidación
• Idealmente: cálculo automático según modelo definido

La pregunta al evaluar software:

"¿Puedo exportar todas las sesiones del Terapeuta X del mes Y con importes, en formato que mi gestoría pueda usar directamente?"

Coordinación de agendas

El problema real

• Paciente llama para cambiar cita
• Administración no sabe cuándo está libre el terapeuta
• O ve libre pero es su hora de descanso
• O agenda doble por error
• O no puede atender llamada porque está buscando huecos manualmente

Lo que necesitas

Vista unificada de agendas:

• Ver disponibilidad de todos sin ver contenido de citas
• Bloquear huecos (formación, descansos, reuniones)
• Reagendar arrastrando
• Vista por sala física si compartes espacio

La pregunta al evaluar software:

"¿La administrativa puede ver que el Terapeuta X está libre el martes a las 15:00 sin ver el nombre del paciente que tiene antes?"

Tabla: Autónomo vs Centro

Cómo evaluar software para centro

Test 1: Permisos granulares

1. Crea usuario "Terapeuta"

2. Asígnale 2 pacientes específicos

3. Crea un tercer paciente sin asignarle

4. Inicia sesión como ese terapeuta

5. Intenta buscar/abrir el tercer paciente

Resultado esperado: No puede verlo de ninguna forma.

Si puede verlo o "sale con configuración especial": ❌ No sirve para centro.

Test 2: Logs de auditoría

1. Como Terapeuta A, abre expediente del Paciente X

2. Como Dirección, busca el registro de ese acceso

3. Verifica fecha, hora, usuario

Resultado esperado: Log claro y fechado.

Si no hay logs o "se puede activar con configuración": ❌ No sirve para centro.

Test 3: Liquidaciones

1. Crea 10 sesiones de Terapeuta A en un mes con diferentes fechas

2. Intenta exportar SOLO esas sesiones

3. Verifica que el formato es CSV/Excel usable

Resultado esperado: Exportación limpia en 2 clics.

Si requiere exportar todo y luego filtrar manualmente: ❌ Perderás horas cada mes.

El coste de equivocarse

Cambiar software como autónomo:

• 1-2 semanas de transición
• Algo de caos temporal
• Manageable

Cambiar software con centro de 5 terapeutas, 200 pacientes activos y 3 años de historia:

• 2-3 meses de proyecto
• Alto riesgo de pérdida de datos
• Impacto en operación diaria
• Coste económico significativo

Vale la pena invertir tiempo en elegir bien desde el principio.

La recomendación práctica

Si tienes o planeas un centro:

1. Descarta cualquier software que no tenga permisos por rol desde el minuto 1

2. Prueba el caso "terapeuta que solo ve sus pacientes" en la demo

3. Verifica que hay logs de auditoría claros

4. Pregunta específicamente por gestión de liquidaciones

5. Prueba coordinación de agendas con 2-3 profesionales ficticios

Si ya tienes centro con software de autónomo:

Considera cambiar ANTES de crecer más. Con 3 profesionales es manejable. Con 8 es un proyecto enorme.

PsicoGest para centros

Plan Centros incluye:

• Permisos granulares por rol desde el inicio
• Logs completos de auditoría
• Gestión por profesional para liquidaciones
• Vista unificada de agendas
• Soporte prioritario

Precio: 39,99€/mes hasta 5 profesionales.

No requiere "configuración especial": viene preparado para centros desde el primer día.