El error de origen
El escenario típico: Un psicólogo monta un centro. Ya usa un software que le funciona para su práctica individual. Piensa: "añado usuarios y listo".
6 meses después:
- Todos los terapeutas ven todos los expedientes (problema ético)
- No hay forma de saber quién modificó qué
- Las liquidaciones a profesionales son un Excel manual interminable
- Dirección no tiene visión de qué está pasando realmente
El problema: Un software para autónomo no es un software para centro "más pequeño". Son problemas completamente diferentes que requieren soluciones diferentes.
Diferencia fundamental: permisos y accesos
El problema real
Caso A: Terapeuta 1 atiende a un paciente. Su pareja está en terapia con Terapeuta 2. Si ambos ven todos los expedientes → problema ético grave.
Caso B: Administración necesita datos de contacto para llamar a pacientes, pero NO debe ver notas clínicas. Si ve todo → violación de confidencialidad.
Caso C: Dirección necesita aclarar qué pasó con un caso, pero el terapeuta quiere mantener la confidencialidad clínica. Si no queda registro de quién hizo cada cambio → conflicto sin solución.
Lo que necesitas
Permisos por rol:
- Terapeuta: Ve SOLO sus pacientes y expedientes asignados
- Administración: Ve agenda y datos de contacto, NO notas clínicas
- Dirección: Puede ver todo (o configurar no verlo)
- Coordinación: Ve información operativa, no clínica
La pregunta al evaluar software:
"¿Puedo crear un terapeuta que solo vea a sus 3 pacientes asignados y verificar que no puede abrir ningún otro expediente?"
Si la respuesta no es un "sí" rotundo con demo, descarta ese software.
Registro de cambios: ¿quién hizo qué?
El problema real
- Una cita aparece cambiada de hora
- Una ficha tiene datos que nadie recuerda haber tocado
- Hay una factura que nadie recuerda haber emitido
- Un paciente dice que no autorizó algo que está en su expediente
Sin un registro de cambios, no hay forma de saber qué pasó. Y sin saber qué pasó, no puedes corregir, defenderte ni evitar que vuelva a ocurrir.
Lo que necesitas
Registro de cambios:
- Quién creó cada cita, ficha o factura, y cuándo
- Quién la cambió y qué cambió
- Quién la borró
La pregunta al evaluar software:
"¿Queda registrado quién creó, cambió o borró cada cita, ficha o factura, y cuándo?"
Liquidaciones: ¿Cuánto corresponde a quién?
El problema real
Escenario típico de centro:
- 3 terapeutas
- Diferentes horarios (uno PT, dos FT)
- Diferentes tarifas (junior vs senior)
- Diferentes modelos (uno 70/30, otro fijo + variable, otro asalariado)
A final de mes: 2-3 horas haciendo Excel para calcular cuánto corresponde a cada uno.
Lo que necesitas
Gestión por profesional:
- Visibilidad de sesiones por terapeuta
- Filtrado por periodo
- Exportación lista para liquidación
- Idealmente: cálculo automático según modelo definido
La pregunta al evaluar software:
"¿Puedo exportar todas las sesiones del Terapeuta X del mes Y con importes, en formato que mi gestoría pueda usar directamente?"
Coordinación de agendas
El problema real
- Paciente llama para cambiar cita
- Administración no sabe cuándo está libre el terapeuta
- O ve libre pero es su hora de descanso
- O agenda doble por error
- O no puede atender llamada porque está buscando huecos manualmente
Lo que necesitas
Vista unificada de agendas:
- Ver disponibilidad de todos sin ver contenido de citas
- Bloquear huecos (formación, descansos, reuniones)
- Reagendar arrastrando
- Vista por sala física si compartes espacio
La pregunta al evaluar software:
"¿La administrativa puede ver que el Terapeuta X está libre el martes a las 15:00 sin ver el nombre del paciente que tiene antes?"
Tabla: Autónomo vs Centro
| Aspecto | Software autónomo | Software centro |
|---|---|---|
| Permisos | No relevante (usuario único) | Crítico (confidencialidad ética) |
| Registro de cambios | Opcional | Necesario (responsabilidad) |
| Liquidaciones | No aplica | Debe estar integrado |
| Coordinación agenda | Con uno mismo | Múltiples agendas sincronizadas |
| Backup operativo | No hay | Esencial (si falta alguien, otro accede) |
| Escalabilidad | Hasta 1-2 profesionales | 3-10+ profesionales |
Cómo evaluar software para centro
Test 1: Permisos granulares
1. Crea usuario "Terapeuta"
2. Asígnale 2 pacientes específicos
3. Crea un tercer paciente sin asignarle
4. Inicia sesión como ese terapeuta
5. Intenta buscar/abrir el tercer paciente
Resultado esperado: No puede verlo de ninguna forma.
Si puede verlo o "sale con configuración especial": ❌ No sirve para centro.
Test 2: Registro de cambios
1. Como Terapeuta A, cambia la hora de una cita y un dato de la ficha de un paciente
2. Pregunta al proveedor qué queda registrado de esos cambios
3. Comprueba que consta quién los hizo, cuándo y qué cambió
Resultado esperado: un registro con usuario, fecha y cambio.
Si nadie sabe decirte quién cambió qué: ❌ Te faltará el día que haya un conflicto.
Test 3: Liquidaciones
1. Crea 10 sesiones de Terapeuta A en un mes con diferentes fechas
2. Intenta exportar SOLO esas sesiones
3. Verifica que el formato es CSV/Excel usable
Resultado esperado: Exportación limpia en 2 clics.
Si requiere exportar todo y luego filtrar manualmente: ❌ Perderás horas cada mes.
Cambiar de programa no tiene por qué ser un proyecto
Cambiar con 5 terapeutas, 200 pacientes activos y 3 años de historia asusta, y con razón si te toca hacerlo a mano.
Por eso el cambio debe hacerlo el proveedor contigo: en PsicoGest, nos envías la exportación de tu programa actual o tu Excel y nuestro equipo importa tus pacientes gratis.
Aun así, vale la pena elegir bien desde el principio.
La recomendación práctica
Si tienes o planeas un centro:
1. Descarta cualquier software que no tenga permisos por rol desde el minuto 1
2. Prueba el caso "terapeuta que solo ve sus pacientes" en la demo
3. Verifica que queda registro de quién creó, cambió o borró cada cita, ficha o factura
4. Pregunta específicamente por gestión de liquidaciones
5. Prueba coordinación de agendas con 2-3 profesionales ficticios
Si ya tienes centro con software de autónomo:
Considera cambiar antes de crecer más: cuantas más personas, más hábitos hay que cambiar a la vez.
PsicoGest para centros
El Plan Centro incluye:
- Permisos por rol desde el inicio: cada profesional ve solo sus pacientes y recepción no ve las notas clínicas
- Registro de quién creó, cambió o borró cada cita, ficha o factura
- Liquidaciones por profesional (fijo, por horas o comisión), exportables para la gestoría
- Agenda de todo el equipo, con salas y despachos
- Migración gratis desde tu programa actual o desde Excel
Precio: 29,99 €/mes + IVA con el primer profesional incluido y 9,99 €/mes + IVA por cada profesional adicional. Cobros con tarjeta incluidos (comisión del 2 % + 0,25 € por cobro).
No requiere "configuración especial": viene preparado para centros desde el primer día.
Más detalle en nuestro programa de gestión para centros de psicología.
¿Quieres verlo con tu equipo? Pruébalo 10 días gratis, sin tarjeta. ¿Prefieres verlo con nosotros? Reserva una llamada.