Si haces psicología sanitaria, tienes que conservar la historia clínica de cada paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años desde la fecha del alta de cada proceso asistencial (artículo 17.1 de la Ley 41/2002). Ese es el mínimo estatal: algunas comunidades piden más, como Extremadura (15 años desde el alta) o Cantabria (15 años desde la muerte del paciente). Y si trabajas por tu cuenta, la custodia es responsabilidad tuya.
Qué dice la ley estatal
La norma de referencia es la Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente. Te afecta porque el psicólogo general sanitario tiene «la consideración de profesión sanitaria titulada y regulada» (disposición adicional séptima de la Ley 33/2011, General de Salud Pública).
Lo que importa para la conservación está en su artículo 17:
- El plazo (17.1). La documentación clínica se conserva «para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial».
- Más tiempo si hace falta (17.2). También se conserva «a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente» y por razones epidemiológicas, de investigación o de organización del Sistema Nacional de Salud.
- Quién la custodia (17.5). Los profesionales sanitarios que ejercen «de manera individual» son responsables de la gestión y la custodia de la documentación asistencial que generan.
Además, la historia se puede archivar en cualquier soporte, siempre que se garantice su seguridad, su conservación y la recuperación de la información (artículo 14.2).
La ley tiene carácter básico (disposición adicional primera): las comunidades autónomas no pueden bajar de esos cinco años, pero sí pedir más.
Plazos por comunidad autónoma
Estas son las comunidades con reglas propias que hemos revisado en el BOE. Las leyes autonómicas se aplican a la asistencia que se presta en su territorio, en centros públicos y privados (por ejemplo, artículo 2 de la ley gallega y artículo 3 de la extremeña).
| Dónde ejerces | Cuánto tiempo | Norma |
|---|---|---|
| Regla estatal (y comunidades sin plazo propio) | Mínimo 5 años desde el alta de cada proceso | Ley 41/2002, art. 17.1 |
| Extremadura | Al menos 15 años desde el alta de cada proceso | Ley 3/2005, art. 34.1 |
| Cataluña | 15 años desde el alta para los consentimientos informados, los informes de alta y otros documentos que enumera, junto con los datos de identificación; el resto, 5 años desde el alta | Ley 21/2000, art. 12 (redacción de la Ley 16/2010) |
| Cantabria | Mínimo 15 años desde la muerte del paciente; lo que no sea relevante para la asistencia puede destruirse a los 2 años de la última atención, salvo los consentimientos, los informes de alta y otros documentos que enumera | Ley 7/2002, art. 72 |
| Galicia | Indefinidamente los consentimientos informados, los informes de alta, otros informes y la información relevante a efectos asistenciales; el resto, mínimo 5 años «desde la última asistencia prestada al paciente o desde su fallecimiento» | Ley 3/2001, art. 20 |
| Navarra | Al menos 5 años desde el alta de cada proceso; los consentimientos, los informes de alta y otros documentos que enumera, 5 años desde la muerte del paciente | Ley Foral 17/2010, art. 61 |
| Comunitat Valenciana | El tiempo mínimo de la normativa básica estatal, desde el alta de cada proceso o desde el fallecimiento del paciente | Ley 10/2014, art. 46.12 |
Si tu comunidad no aparece, revisa su normativa de salud: la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recuerda que los plazos de conservación pueden variar entre comunidades autónomas.
Cómo se cuenta el plazo: ejemplos
La clave está en las palabras «de cada proceso asistencial»: cada proceso tiene su propio reloj. La ley no dice qué es el alta en una consulta ambulatoria, así que te conviene dejar anotada en la historia la fecha en que cierras cada proceso, también cuando el paciente deja de venir sin avisar. Sin esa fecha no sabrás cuándo empieza a contar el plazo.
Ejemplo. Una paciente termina su proceso el 10 de junio de 2026. En 2028 vuelve por otro motivo y ese segundo proceso termina el 15 de marzo de 2029.
| Dónde ejerces | Documentación del primer proceso | Documentación del segundo proceso |
|---|---|---|
| Regla estatal | Hasta, al menos, el 10 de junio de 2031 | Hasta, al menos, el 15 de marzo de 2034 |
| Extremadura | Hasta, al menos, el 10 de junio de 2041 | Hasta, al menos, el 15 de marzo de 2044 |
| Cataluña (consentimientos e informes de alta) | Hasta, al menos, el 10 de junio de 2041 | Hasta, al menos, el 15 de marzo de 2044 |
| Cataluña (resto de la documentación) | Hasta, al menos, el 10 de junio de 2031 | Hasta, al menos, el 15 de marzo de 2034 |
En Cantabria el reloj no arranca con el alta, sino con la muerte del paciente: mientras no sepas si ha fallecido, el plazo no ha empezado a correr. En Galicia, buena parte de la documentación se conserva indefinidamente.
Fíjate en que todos son plazos mínimos. La ley estatal habla del «tiempo adecuado a cada caso», y además la documentación se conserva más si hay un procedimiento judicial en marcha (artículo 17.2).
Mientras la conservas: lista de comprobación
- Seguridad. La historia debe guardarse con las medidas técnicas de seguridad de la normativa de protección de datos (artículo 17.6 de la Ley 41/2002), da igual que esté en papel o en digital.
- Acceso del paciente. Tiene derecho a acceder a su historia y a obtener copia (artículo 18). Ese derecho no puede ejercerse en perjuicio de la confidencialidad de terceros ni de las anotaciones subjetivas de los profesionales.
- Pacientes fallecidos. Pueden acceder las personas vinculadas por razones familiares o de hecho, salvo que el fallecido lo hubiera prohibido expresamente (artículo 18).
- Peticiones de borrado. Mientras dura el plazo, no borras. La AEPD lo explica así: cuando el paciente recibe el alta o deja de acudir a la consulta, «no se puede proceder a eliminar sus datos», porque existe una obligación de custodia de la historia clínica. El RGPD lo permite: el derecho de supresión no se aplica cuando el tratamiento es necesario «para el cumplimiento de una obligación legal» (artículo 17.3.b). Contesta por escrito y explica el motivo.
Cuando termina el plazo
Que la ley fije un mínimo no significa que puedas guardarlo todo para siempre. El RGPD exige conservar los datos «durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento» (artículo 5.1.e). Lo práctico es decidir por escrito tu criterio y revisarlo, por ejemplo, una vez al año:
1. Localiza los procesos vencidos según la regla de tu comunidad.
2. Comprueba si hay motivos para seguir guardándolos: un procedimiento judicial, una reclamación abierta u otra razón del artículo 17.2.
3. Bloquea antes de destruir. Cuando suprimes datos, la LOPDGDD obliga a bloquearlos: identificarlos y reservarlos con medidas que impidan tratarlos, incluso verlos, salvo para ponerlos a disposición de jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las administraciones competentes. Se conservan así solo durante el plazo de prescripción de las posibles responsabilidades del tratamiento y, pasado ese plazo, se destruyen (artículo 32 de la LOPDGDD).
4. Destruye de forma segura el papel y los archivos, y anota qué se destruyó y cuándo.
Si cierras la consulta o te jubilas
La obligación no se acaba con tu actividad. Si ejerces por tu cuenta, la custodia es tuya (artículo 17.5 de la Ley 41/2002) y los plazos siguen corriendo aunque cierres. La ley estatal no dice cómo organizarlo; la catalana sí exige garantizar el acceso a las historias cuando el centro o el profesional dejan la actividad (artículo 12.10 de la Ley 21/2000). Antes de cerrar, decide dónde quedarán las historias, quién podrá atender las peticiones de acceso y cómo lo sabrán tus pacientes. Tu colegio profesional puede orientarte.
Cómo te ayuda PsicoGest
En PsicoGest la historia clínica de cada paciente está junto a su agenda y sus documentos, con los datos cifrados y la base de datos en la UE (Frankfurt). Los consentimientos se firman de forma digital, por email, en tablet o con un enlace por WhatsApp, y quedan con el resto de la documentación. Cuando cierras un proceso, puedes pasar al paciente a inactivo: en el plan Básico, los inactivos no cuentan en el límite de 15 pacientes activos. Te lo enseñamos en gestión de pacientes e historia clínica. Si quieres repasar el resto de obligaciones de protección de datos, tienes nuestra guía de RGPD para psicólogos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar la historia si el paciente me lo pide?
No mientras dure el plazo de conservación. Hay una obligación legal de custodia (artículo 17 de la Ley 41/2002) y, en ese caso, el derecho de supresión no se aplica (artículo 17.3.b del RGPD).
¿Hay un plazo distinto para los pacientes menores?
La Ley 41/2002 no fija uno distinto: el plazo se cuenta igual, desde el alta de cada proceso. Revisa si tu comunidad tiene una regla propia.
¿Puedo tener la historia clínica solo en formato digital?
Sí. La ley admite cualquier soporte, siempre que garantice la seguridad, la conservación y la recuperación de la información (artículo 14.2 de la Ley 41/2002). Algunas leyes autonómicas lo dicen también: lo que importa es conservar la información, no el soporte original (artículo 20.1 de la ley gallega y 34.2 de la extremeña). Si además recoges consentimientos, te contamos cómo hacerlo en consentimientos informados.
¿Y si trabajo en un centro?
La Ley 41/2002 atribuye la custodia al profesional cuando ejerce de manera individual (artículo 17.5). En un centro, es el centro quien archiva las historias de sus pacientes (artículo 14.2), y tú tienes el deber de cooperar para que la documentación esté ordenada (artículo 17.3). La ley catalana lo dice de forma expresa: corresponde a la dirección del centro (artículo 12.1).
Anota la fecha de alta de cada proceso, mira la regla de tu comunidad y, cuando venza el plazo, bloquea antes de destruir.
Revisado el 20 de octubre de 2026 con los textos consolidados de la Ley 41/2002 y de las leyes autonómicas citadas (BOE), el RGPD, la LOPDGDD y la información de la AEPD. Si tu comunidad no aparece en la tabla, consulta su normativa. Es informativo y no sustituye el asesoramiento de tu colegio o de un profesional del derecho.