Cómo cambiar de software de gestión sin que sea un caos

El error que convierte una migración en pesadilla

"Voy a migrar todo el histórico este fin de semana."

Este enfoque convierte una migración de 2 días en un proyecto de 2 meses que nunca terminas.

El método que funciona: migración progresiva

Semana 0: Preparación (2 horas)

ANTES de tocar nada:

1. Exporta TODO del sistema actual

• Datos de pacientes (CSV, Excel, lo que permita)
• Facturas en PDF
• Documentos adjuntos
• Notas de sesión si son exportables

Guárdalo en carpeta local + copia de seguridad. Este es tu seguro.

2. Cuenta lo que tienes

• Pacientes activos (sesión en últimos 3 meses): ¿Cuántos?
• Pacientes recientes pero inactivos (3-12 meses): ¿Cuántos?
• Históricos (>12 meses): ¿Cuántos?

3. Decide el software nuevo

No decidas esto después de exportar. Decide ANTES. Haz las pruebas necesarias y confirma que es el adecuado.

Semana 1: Solo nuevos pacientes

Regla de oro: Desde el día 1, TODO paciente nuevo va directo al sistema nuevo.

Por qué funciona:

• Empiezas a usar el sistema "de verdad"
• Aprendes el flujo sin presión
• Los nuevos no tienen deuda de datos

No hagas: Seguir usando el sistema viejo "por comodidad". Eso alarga la transición indefinidamente.

Semana 2: Pacientes activos (sin histórico completo)

Quiénes: Pacientes vistos en últimos 3 meses.

Qué migrar:

• ✅ Ficha completa (datos contacto, facturación)
• ✅ Resumen del caso que escribes tú (2-3 párrafos)
• ✅ Últimas 3-5 notas de sesión (si las tienes digitales)
• ✅ Documentos activos (consentimiento vigente, informe reciente)

Qué NO migrar:

• ❌ Todo el histórico de notas antiguas
• ❌ Documentos de hace años
• ❌ Tests antiguos que no se usan ya

Tiempo real: 10-15 min por paciente. Con 25 activos → 4-6 horas total.

Hazlo en bloques: 1-2 horas al día durante 3-4 días. No intentes todo de golpe.

Semana 3-4: Resto bajo demanda

Regla: Pacientes inactivos solo se migran SI vuelven.

Cómo:

• Un paciente antiguo llama → entonces migras su caso (10-15 min)
• Mientras tanto, sus datos están en la exportación de Semana 0
• No inviertes tiempo en casos que quizás nunca necesites

Excepción: Si sabes seguro que un paciente va a volver pronto (proceso en pausa confirmada), mígralo ya.

El sistema antiguo: cuándo apagarlo

NO lo apagues inmediatamente

Mantén acceso (aunque sea solo lectura) durante 3-6 meses.

Por qué: Siempre hay algo que necesitas consultar y no migraste.

Cuándo SÍ apagarlo:

• Llevas 3 meses sin necesitar consultarlo
• Todos los activos están en el nuevo sistema
• Tienes la exportación completa verificada

Los 5 errores que alargan migraciones

Error 1: Migrar todo el histórico de golpe

Problema: Inviertes 40 horas en migrar casos que no volverás a usar.

Solución: Activos completos + resto bajo demanda.

Error 2: Intentar replicar el sistema anterior exactamente

Problema: Cada sistema tiene su lógica. Forzar la estructura del viejo en el nuevo es frustrante e ineficiente.

Solución: Adapta tu flujo al nuevo sistema, no al revés.

Error 3: No hacer backup antes

Problema: Si algo sale mal (y siempre puede), no puedes volver atrás.

Solución: Exportación completa + verificar que se puede abrir.

Error 4: Migrar en semana de mucho trabajo

Problema: Añades estrés de migración sobre carga clínica alta.

Solución: Elige semana tranquila. No enero post-vacaciones.

Error 5: No verificar datos migrados

Problema: Descubres errores semanas después cuando ya es tarde.

Solución: Después de migrar cada paciente, verifica:

• Datos de contacto correctos
• Notas legibles
• Documentos se abren
• Fechas correctas

Checklist de migración

Antes de empezar:

• [ ] Exportación completa hecha
• [ ] Backup seguro en 2 sitios
• [ ] Software nuevo decidido y probado
• [ ] Semana tranquila elegida

Durante (Semana 1):

• [ ] Todos los nuevos pacientes en sistema nuevo
• [ ] Familiarizado con flujo básico del nuevo sistema

Durante (Semana 2):

• [ ] Pacientes activos migrados con datos esenciales
• [ ] Cada paciente verificado tras migrar

Después (Semana 3-4):

• [ ] Sistema anterior accesible pero no en uso activo
• [ ] Protocolo de migración bajo demanda funcionando
• [ ] Revisión a 2 semanas: todo funciona correctamente

Tiempos reales según tamaño de consulta

IMPORTANTE: Estos tiempos asumen migración de activos sin histórico completo. Si intentas migrar años enteros de datos, multiplica x3-4.

Qué hacer si algo sale mal

"Migré un paciente y falta información"

• Consulta la exportación de Semana 0
• Añade lo que falta manualmente
• Anota qué falló para no repetirlo

"El nuevo sistema no tiene funcionalidad X que usaba"

• ¿Era realmente necesaria o costumbre?
• ¿Hay forma alternativa de hacerlo?
• Si es crítica: considera si elegiste bien el software

"Estoy más lento que antes"

• Normal las primeras 2 semanas (curva de aprendizaje)
• Si persiste después de 1 mes: revisa si el software es adecuado
• Consulta soporte para verificar que usas métodos óptimos

La realidad que nadie te cuenta

La migración perfecta no existe. Siempre habrá:

• Algún dato que no migra perfectamente
• Período de ajuste donde eres más lento
• Frustración inicial con lo diferente

Lo importante: Que después de 1-2 meses estés mejor que antes.

Si tras 2 meses sigues igual de caótico, el problema no fue la migración. Fue la elección del software.

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No estás solo en el proceso.